Dobrovolný svazek obcí Jaroměřsko

Zapsaný v registru ekonomických subjektů ČSÚ jako 771 svazek obcí, adresa: nám. ČSA 16, 551 01 Jaroměř, IČO 75082233, bankovní spojení: 35-7095610267/0100,

Ochrana osobních údajů – GDPR

Zásady zpracování osobních údajů – dodavatelé

1 OBECNÁ USTANOVENÍ

Zpracování vašich osobních údajů, jako našich dodavatelů  zboží nebo služeb, je nezbytné pro řádné plnění našich smluvních či zákonných povinností, a dále pro účely, které jsou popsány v těchto Zásadách ochrany osobních údajů. Prostřednictvím těchto Zásad ochrany osobních údajů vám chceme poskytnout informace o tom, jakým způsobem shromažďujeme, zpracováváme a chráníme vaše osobní údaje a o vašich právech a způsobu, jakým je můžete uplatnit. Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické či právnické osoby, zejména našich dodavatelů a dalších osob, jejichž osobní údaje můžeme zpracovávat, včetně zaměstnanců našich dodavatelů. Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami zpracování osobních údajů. V případě jakýchkoli dotazů se na nás můžete kdykoliv obrátit prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

2 SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem vašich osobních údajů je Dobrovolný svazek obcí Jaroměřsko, se sídlem náměstí ČSA 16, 551 01 Jaroměř  zapsaný v registru ekonomických subjektů ČSÚ jako 771 svazek obcí. Kontaktní údaje naleznete též na adrese https://dsojaromersko.estranky.cz  

3 ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ DODAVATELŮ ZBOŽÍ A SLUŽEB

3.1   Pokud jste naším dodavatelem (popř. zaměstnancem nebo jinou kontaktní osobou našeho dodavatele), potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje, abychom mohli plnit své smluvní povinnosti a abychom zajistili efektivní komunikaci mezi smluvními stranami. Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření a následně za účelem plnění smlouvy. Právním základem takového zpracování je tedy smlouva, případně náš oprávněný zájem (zejména, pokud s námi jednáte jako zaměstnanec či jiná kontaktní osoba dodavatele). Osobní údaje získáváme přímo od dodavatele (tj. buď přímo od vás, pokud jste naším dodavatelem, nebo od vašeho zaměstnavatele, se kterým máme smluvní vztah). Abychom zajistili zpracování jen přesných a aktuálních údajů, můžeme rovněž údaje o našich dodavatelích pravidelně aktualizovat z veřejných zdrojů (zejména ARES, Justice.cz, Plátci DPH, internetové stránky dodavatelů, ISVZ)

3.2   Rozsah zpracovávaných údajů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění našich povinností a které získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje:

• jméno a příjmení, titul, název společnosti, sídlo společnosti, IČ, DIČ, bankovní spojení, číslo účtu, adresa pro zasílání písemností;
• kontaktní údaje: e-mail(y), telefonní číslo(a) funkce, odborná způsobilost;
• kontaktní a identifikační údaje vašeho zaměstnavatele, pokud s námi jednáte jako jeho zaměstnanec či jiná kontaktní osoba našeho dodavatele;
• certifikáty, pověření, osvědčení apod.
• údaje o plnění smlouvy a jiné související údaje vyplývající ze smlouvy;

3.3   Účel a doba zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem plnění smluvních povinností a zefektivnění komunikace mezi smluvními stranami. Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:

• Plnění smluvních závazků. Osobní údaje zpracováváme pro plnění kupních, servisních  a jiných smluv (zejména v souvislosti s nákupem zboží a služeb pro Společnost) dále také pro případné reklamace zboží a služeb a evidenci dodavatelů. Údaje uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu mezi námi a naším dodavatelem.
• Účetní doklady. Některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách). Podle našich platných právních předpisů (např. zákona o účetnictví či zákona o DPH) máme povinnost tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu.
• Určení, výkon a obhajoba právních nároků. Po ukončení dodavatelského vztahu s vámi můžeme po dobu trvání promlčecích lhůt uchovávat některé z vašich osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro ochranu našich práv a případnou obhajobu právních nároků, včetně vymáhání neuhrazených plateb.

4 PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

4.1  DSO Jaroměřsko prohlašuje, že veškeré osobní údaje jsou důvěrné a nebudou poskytnuty žádné třetí osobě. Výjimku představují zpracovatelé nebo třetí strany, zejména:

• k některým vašim osobním údajům mohou mít výjimečně přístup externí auditoři, daňoví poradci či právní zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání či zaúčtování pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů;
• pokud se na nás při výkonu svých pravomocí obrátí orgány veřejné moci s žádostí o poskytnutí informací, jejichž součástí mohou být vaše osobní údaje, budeme na základě povinností vyplývajících ze zákona nebo jiného právního aktu povinni v nezbytném rozsahu vaše osobní údaje zpřístupnit.

4.2 Záruky

      Se zpracovateli dle předešlého odstavce jsme dosud v oblasti poskytování osobních údajů nespolupracovali. Pokud taková situace nastane, uzavřeme s takovými subjekty smlouvy o zpracování osobních údajů, které vám zaručí nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady zpracování osobních údajů.

5 ZABEZPEČENÍ DAT

Zavedli jsme a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména opatření zajišťující fyzickou bezpečnost, přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarovou ochranu zařízení, na kterých jsou uložena osobní údaje a další opatření.

6 VAŠE PRÁVA JAKO SUBJEKTU ÚDAJŮ

V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat informace o způsobech zpracování svých osobních údajů a právo na opravu údajů, které o vás jako správce osobních údajů zpracováváme. V určitých případech máte právo požadovat vymazání svých osobních údajů, dále pak máte právo na přístup ke svým osobním údajům nebo na jejich přenos (např. přenos k jinému poskytovateli služeb). V některých případech máte právo vznést námitky a také právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů. V případě, že jste nám dříve poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete jej kdykoliv odvolat.

7 STÍŽNOST U ÚŘADU PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Máte právo podat stížnost týkající se námi prováděného zpracovávání vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: http://www.uoou.cz.  

8 AKTUALIZACE ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Průběžně můžeme tyto Zásady zpracování osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad ochrany osobních údajů se stanou účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu: https://dsojaromersko.estranky.cz